Un bureau désordonné peut faire baisser considérablement la productivité au travail. Ainsi, ces dernières années, bon nombre d’entreprises ont opté pour de nouvelles façons de travailler : l’open office et le flex office. Le but entre autres est de permettre aux employés de travailler dans des bureaux rangés et propres. Le clean desk s’inscrit également dans cette démarche, toujours dans l’idée d’optimiser l’espace de travail. En quoi cette nouvelle habitude constitue-t-elle une solution ?
Le principe du clean desk est simple ! Arriver à mettre en place des stratégies visant à créer des espaces de travail à la fois minimalistes et épurés en se débarrassant de tout ce qui peut être considéré comme ‘’du superflu’’. Il est recherché un certain ordre dans les bureaux où l’on ne verra que le strict nécessaire et indispensable. Un bureau, un siège, un ordinateur, un clavier, etc.
La solution permet ainsi d’offrir des conditions de travail améliorées aux collaborateurs. Un environnement sain et apaisant où tout est bien organisé améliore également la productivité des salariés.
Toute entreprise doit choisir un responsable clean desk qui aura pour mission d’instruire les collaborateurs autour des mesures à adopter. Il doit encourager les équipes à garder leurs espaces de travail flexibles, bien rangés et propres. Toutefois, avant que ces dernières ne mettent en pratique les stratégies du clean desk, l’entreprise doit créer des conditions optimales pour ces nouvelles habitudes.
L’entreprise peut opter pour la digitalisation des documents. Moins il y aura de papiers dans l’espace de travail, plus l’environnement sera sobre et épuré. Les informations sensibles peuvent être enregistrées sur un ordinateur bien protégé. Dans le cas échéant, il peut être nécessaire de les trier et classer dans un espace de stockage digital et sécurisé. Cette méthode d’organisation est ce qu’on appelle « clean screen » (écran propre). Il s’agit d’une organisation plus harmonieuse des fichiers.
Avec la solution du clean desk, plus rien ne traine sur les bureaux s’il n’est utile. Les documents confidentiels ne sont plus éparpillés un peu partout. Ils sont rangés dans des placards et casiers bien fermés. Plus de rangements ouverts dans les bureaux et couloirs.
Il serait ingénieux de penser aux solutions de bureautique innovantes. Des systèmes de dissimulation des connectiques et des câbles peuvent être intégrés aux bureaux. Ceux-ci sont confondus à l’ensemble pour éviter de laisser trainer les composants électriques.
L’entreprise peut prévoir des box pour assurer le stockage des fournitures de bureau (stylos, agrafeuses, post-its, surligneurs…).
Les vestiaires et douches sont également indispensables pour que les employés qui viennent au travail à vélo se remettent au propre.
Cette nouvelle solution d’organisation est indéniablement bénéfique tant pour les salariés que pour les entreprises et coworking elles-mêmes.
Le gain de temps est un avantage majeur du clean desk. En effet, un employé peut banalement perdre un temps considérable à chercher des informations urgentes dans une pile de documents. La perte de temps a bien évidemment des répercussions sur la productivité de l’entreprise et sur ses finances.
La politique du clean desk est intéressante en ce qu’elle propose des solutions plus rapides à l’archivage et à la recherche d’informations. Les documents étant stockés et sauvegardés sur un support numérique, il suffit de taper sa recherche et le fichier apparaît. Sur un plan financier, c’est une solution économique. Vous n’aurez plus à investir chaque année une fortune dans du papier et de l’encre. Avec clean desk, vous faites un pas déterminant vers un environnement sain et durable.
L’archivage numérique est une mesure de protection bénéfique dans la mesure où toutes vos données confidentielles sont sauvegardées dans un espace sécurisé. Vous serez donc à l’abri de tout acte malveillant.
Aussi, chaque employé qui protège son ordinateur avec un mot de passe évite qu’une personne y ait accès sans le déverrouiller avec le mot de passe. Les post-its utilisés pour noter des informations à caractère sensible doivent être détruits au plus vite pour éviter qu’ils tombent dans des mains malveillantes.
Un bureau bien rangé et nettoyé renvoie une bonne image de ceux qui l’utilisent. Les visiteurs, les partenaires d’affaires et les clients vous feront encore plus confiance en constatant que vous êtes une entreprise sérieuse et professionnelle. Vous ferez donc bonne impression aux personnes étrangères à l’entreprise.
